¿Qué es la Automatización de Trámites?

La Transformación digital busca implementar los avances tecnológicos en el acontecer diario de las personas, más allá de su uso para ocio o para el trabajo. A nivel gubernamental aboga por aprovechar las herramientas digitales para mejorar en su desempeño y ofrecer soluciones rápidas y efectivas a los problemas de la ciudadanía, principalmente en lo que a la atención, solicitudes y trámites se refiere. Para ello, se dio inicio el proyecto para la Automatización masiva de trámites.

De acuerdo a la RAE, la automatización es la ‘acción y efecto de automatizar’, es decir ‘Aplicar la automática a un proceso o a un dispositivo’; en otras palabras usar dispositivos electrónicos para facilitar un proceso y que funcione por sí solo, disminuyendo la intervención directa de las personas.

Conceptos Generales

La automatización de trámites está enmarcada en la Política de Gobierno Digital; el Decreto 2106 22 de Noviembre de 2019 “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública” manifiesta:

‘Que el pacto por la transformación digital de Colombia: gobierno, empresas y hogares conectados con la era del conocimiento, define las acciones que se requieren para impulsar la transformación digital de la Administración Pública y la digitalización y automatización masiva de trámites, para lo cual se impartirán lineamientos que permitan garantizar que cualquier nuevo trámite brinde un canal digital para su realización, en los casos técnicamente posibles, con el objetivo de que en el 2030 todos los trámites sean digitales.’

Entre varias iniciativas, se implementó el Portal Único del Estado Colombiano GOV.CO para realizar trámites del Estado en línea, de forma fácil, rápida y segura.

La integración de trámites tiene como alcance de acuerdo a la Guía Técnica de Integración de Trámites, OPAs y TRÁMITES Servicios de Consulta de Acceso a Información Pública, al portal único del Estado colombiano GOV.CO : 

‘… generar mayor valor público e impacto en la calidad de vida de los ciudadanos, así como crear mayor sinergia y eficiencia entre las autoridades, con el propósito de aportar a la transformación digital con un mayor aprovechamiento de las tecnologías de información y comunicación. Así las cosas, este proceso está orientado a brindar servicios al ciudadano por medios digitales de manera ágil y flexible, aplicando modelos tecnológicos que permitan habilitar el acceso directo a los trámites, OPAs y consulta de acceso a información pública desde el Portal Único del Estado Colombiano -GOV.CO.’.

Palabras Clave:

• Usuario: Persona que realiza un trámite, Opa o CAIP, ya sea un ciudadano, extranjero, organizaciones, instituciones o dependencias públicas.

• Trámite: Son los pasos o requerimientos regulados por el Estado que hacen los ciudadanos ante una entidad u organismo público con el fin de acceder a un derecho, ejercer una actividad o cumplir una obligación autorizada por la ley.

• Consulta de Acceso a la Información Pública – CAIP: La información que puede encontrarse en bases de datos o repositorios digitales en relación a los trámites u otros procedimientos administrativos de las autoridades, a los cuales se puede acceder por medios digitales de manera gratuita e inmediata; puede ser consultada por el titular o un tercero usando los medios de autenticación que se requiera según el caso. 

• Otro procedimiento administrativo – OPA: Pasos o requisitos determinados por una entidad pública o particular que ejerce funciones administrativas para permitir el acceso de los ciudadanos de forma gratuita a los beneficios de los programas o estrategias creados e implementados por dichas entidades.

• Trámite u OPA digitalizado: Es aquel en el cual un usuario puede llevar a cabo el proceso de consulta y acceso de datos a través de medios digitales de acuerdo a estándares y lineamientos establecidos por MinTIC y el DAFP que apliquen y se encuentren vigentes.

• Trámites, OPA o CAIP automatizados: Son aquellos que se ejecutan haciendo uso de herramientas TIC sin necesidad de intervención humana.

• Trámite y OPA en Línea: Es aquel dispuesto a través de las sedes electrónicas de las entidades estatales y del Portal Único del Estado colombiano Gov.Co el cual puede ser realizado por el usuario por medio de herramientas TIC.

La automatización de trámites se convierte entonces en una herramienta que permite a las personas facilitar los procesos para la solicitud, procedimiento y ejecución de trámites y otros procedimientos administrativos, aprovechando las herramientas tecnológicas y disminuyendo los tiempos de respuesta, por ende, brindando valor público y empoderando a los ciudadanos.